四、活用自动提醒参数
　　在进行局域网办公时，为了发挥网络的资源共享功能，不少人都希望使用网络打印机来与其他用户共享打印机资源。然而，在默认情况下网络打印机对所有的打印操作都按照先后顺序进行排队打印，所以打印操作者就很难确切地知道自己的打印材料什么时候能打印完毕，按常规方法大家也许会经常跑到网络打印机旁检查一下，很显然这种方式是很麻烦的。其实，要是大家使用的是Windows 2000/XP系统，就可以按照下面的方法来让网络打印机自动提醒自己，到底何时才能完成打印任务：
　　1、首先在Windows 2000/XP系统桌面中，用鼠标依次单击“开始”/“设置”命令，然后在其中打开“打印机”或者“打印机和传真”窗口；
　　2、在该窗口中，大家可以单击当前可以使用的网络打印机图标，在随后打开的网络打印机设置窗口中，依次执行菜单栏中的“文件”/“服务器属性”命令，在随后出现的属性设置界面中，用鼠标选中“高级”标签；
　　3、接着系统会弹出一个高级标签页面，在该页面中大家可以选中“远程文档打印完成时发出通知”这个选项，这样打印机在打印指定任务时会给用户发送一个消息。要是大家将“打印远程文档时，通知计算机，不通知用户”复选项取消时，那么网络打印机就会将打印消息通知用户，而选中该选项的话，系统就会将打印消息通知指定的计算机了。
　　五、活用缩略图参数
　　在文稿还没有正式定型之前，人们往往会进行一些草稿打印，以便来分析整个文档的结构或者检查文档存在的问题；要是当前文稿包含的内容很多的话，那么草稿打印可能需要白白浪费许多纸张。倘若，我们能对打印的内容进行缩小显示，让更多的内容显示在有限的纸张上面的话，不但能节约纸张，也有利于对整个文档的结构进行分析，而缩略图打印设置法就是实现这样的目的的。在打印机支持的情况下，缩略图打印允许用户在一张纸上一次打印几页的内容，具体的设置方法为：
　　1、在应用程序界面中，执行打印命令来打开“打印”设置对话框，并在“打印机名称”列表中选择一个打印机，然后选择“属性”按钮；
　　2、在随后出现的打印属性界面中，要是包含了“布局”标签，大家就应该选中它。然后，在该标签页面中的“每张纸打印的页数”下拉列表中，按照您的意愿选择每张纸打印的页数，通常的选项包括1、2、4、6、9和16；
　　3、大家可以在该对话框中预览页面布局的结果，设置完毕后，点击“确认”或者“打印”按钮即可。
　　六、活用右键打印功能
　　对打印操作不太熟悉的用户来说，执行打印操作一般会按部就班，先打开相应的应用程序，并在该程序界面中打开需要打印的文档，接着在应用程序界面中执行“打印”命令，当文档打印完成后再将对应的应用程序关闭掉。在这个常规的过程中，大家需要经历很多次数的鼠标点击动作，要是大家希望提高打印速度，减少鼠标的点击和按键次数的话，可以活用右键打印功能来将打印文档的内容直接发送到打印机中，这样就能省略了不少中间环节的鼠标操作，从而达到快速打印的目的：
　　1、在Windows系统的桌面上，先用鼠标打开Windows的资源管理器，并在这个窗口中找到需要打印的一个或多个文档内容；
　　2、接着需要打印的文档内容选择好后，再单击一下鼠标右键，从随后弹出的快捷菜单中选择“打印”命令；
　　3、对于多数的文档类型，其关联的应用程序将会自动打开，然后系统会把文档发送到打印机进行打印；
　　4、一旦打印操作完毕后，对应的应用程序不需要人工干预，就能自行关闭。
　　很显然，这种右键打印功能将打开应用程序以及关闭应用程序的步骤省略了，打印速度比普通的打印方法提高。